De recente rectificatie van een verzuimadviesbureau, over een door hen gegeven gespreksadvies, laat een hardnekkig probleem zien: hoe complex en ondoorzichtig het is geworden voor werkgevers om hun verantwoordelijkheid in verzuimbeheer te dragen, terwijl ze gebonden zijn aan een labyrint van privacyregels. De intentie van de privacywetgeving – om medewerkers te beschermen – is begrijpelijk en waardevol. Maar wat gebeurt er als deze bescherming doorschiet en het tegenovergestelde effect bereikt?

Privacywetgeving: een geblokkeerde route voor werkgevers

Als werkgever ben je eindverantwoordelijk voor het verzuimproces. Dat betekent dat je moet zorgen voor begeleiding, passende maatregelen en re-integratie. Maar hoe stuur je een proces aan wanneer je niet eens mag weten wat er speelt? De (uit de hand gelopen) Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft ervoor gezorgd dat de grenzen van wat je mag bespreken of vastleggen extreem nauw zijn geworden. Werkgevers mogen geen medische informatie registreren, geen details over de aard van het verzuim opvragen, en nauwelijks inzicht hebben in de achterliggende problematiek. Wat blijft er dan over om op te sturen?

In de praktijk leidt dit tot situaties waarin een werkgever wordt geacht verantwoordelijkheid te nemen, maar zonder de tools en informatie om dat goed te kunnen doen. Het is alsof je een marathon moet rennen, maar je mag, als enige, niet weten waar de finish is.

Het mist zijn doel

De oorspronkelijke bedoeling van de privacywetgeving was goed: de werknemer (en de burgers) beschermen tegen onnodige inbreuken op hun persoonlijke leven. Maar in de praktijk is dit uitgelopen op een situatie waarin werkgevers niet eens de basisinformatie hebben om een re-integratieplan op te stellen. Of om kritische vragen te stellen of onderzoek te doen bij het vermoeden van fraude. Bovendien wordt er een enorme druk gelegd op casemanagers, bedrijfsartsen en HR-professionals, die moeten navigeren door een steeds complexer wordend juridisch landschap. De noodzakelijke samenwerking tussen deze professionals komt hierdoor vaak niet goed tot stand, wat de effectiviteit van het verzuimproces verder belemmert. Waar de werkgever dan weer eindverantwoordelijk voor is.

Het ironische is dat dit gebrek aan duidelijkheid vaak ook ten koste gaat van de medewerker zelf. Wanneer werkgevers het proces niet goed kunnen volgen, stokt de communicatie, worden fouten gemaakt en kan de begeleiding suboptimaal zijn. Het systeem dat de medewerker zou moeten beschermen, wordt regelmatig hun grootste obstakel.

Wat zijn de gevolgen?

1. Aansprakelijkheid zonder grip Werkgevers blijven verantwoordelijk en aansprakelijk voor het proces, maar hebben geen middelen om effectief te handelen. Dit zorgt voor frustratie en risico’s, zowel juridisch als menselijk.
2. Gebrekkige overdracht Het vastleggen van noodzakelijke informatie is zo beperkt dat een goede overdracht vrijwel onmogelijk is. Hierdoor ontstaat een keten van onduidelijkheid die re-integratie vertraagt.
3. Misbruik wordt mogelijk gemaakt Disfunctionerende medewerkers, zoals mensen met vervalste diploma’s, kunnen zonder problemen van de ene organisatie naar de andere overstappen. Privacyregels blokkeren het delen van relevante informatie, waardoor organisaties blind varen. Maar de maatschappij en de media hebben wel een mening over de organisaties die deze informatie niet delen!
4. Menselijke verbinding verdwijnt De nadruk op regelgeving en voorzichtigheid creëert een afstand tussen werkgevers en werknemers. Het wordt moeilijker om oprecht in gesprek te gaan, omdat de angst voor fouten overheerst. De gesprekken voelen gemaakt en onnatuurlijk emphatisch aan.

Een oproep tot balans

Het is tijd om een balans te vinden tussen privacy en praktische haalbaarheid. Natuurlijk moet privacy worden beschermd, maar niet ten koste van een werkbare aanpak. Werkgevers hebben duidelijke kaders en tools nodig om hun verantwoordelijkheid te dragen. Dit betekent:

• Heldere regelgeving: Vereenvoudig de wetten en maak duidelijk wat wel en niet mag, zonder tegenstrijdige interpretaties.
• Ruimte voor maatwerk: Vertrouw op de professionaliteit van werkgevers, HR-professionals en casemanagers om in het belang van de medewerker te handelen.
• Focus op samenwerking: Faciliteer betere informatie-uitwisseling binnen wettelijke kaders, zodat het proces soepel kan verlopen en medewerkers écht geholpen worden.

Conclusie

De rectificatie van het verzuimadviesbureau is een voorbeeld van hoe zelfs experts struikelen over de huidige regelgeving. Het is een wake-up call voor iedereen die betrokken is bij verzuimbeheer. Laten we ons blijven inzetten voor een mensgerichte aanpak, waarin zowel de werkgever als de werknemer beter worden ondersteund. Want in de kern draait het niet alleen om regels, maar om mensen. En daar mogen we nooit aan voorbijgaan.